Regulamento de Eventos e Facilities da Porto Business School

Objetivo

O presente regulamento estabelece normas para a realização de eventos nas instalações da Porto Business School, assegurando alinhamento estratégico, qualidade na execução e o cumprimento de requisitos protocolares e institucionais.

Planeamento e Alinhamento de Eventos

2.1. Divulgação do Alinhamento da Sessão
Todos os eventos realizados na Porto Business School devem incluir o envio prévio do programa completo, contendo:

Temas a serem abordados.
Lista de oradores e respetivos temas.

2.2. Oradores Convidados
A divulgação antecipada dos oradores convidados, especialmente personalidades VIP, é fundamental para a organização. A Porto Business School, enquanto entidade de referência, tem um compromisso com o protocolo institucional, pelo que a presença de figuras relevantes requer:

Comunicação prévia dos nomes dos convidados VIP.
Cumprimento de normas protocolares estabelecidas pela Escola, com apoio logístico adequado.

Gestão de Conflitos de Interesse

3.1. Temáticas Potencialmente Conflituantes
Para assegurar a integridade das atividades da Porto Business School, qualquer evento que envolva temas relacionados com áreas de atuação da Escola deverá seguir os seguintes princípios:

Oradores Externos: Sempre que se pretenda convidar um orador externo que pertença a outra instituição concorrente, especialmente se a temática se sobrepuser às áreas abordadas pela Escola, deve ser enviada uma notificação prévia com o nome do orador.
Aprovação do Board: A confirmação da realização do evento está sujeita à aprovação pelo board da Porto Business School. Esta medida visa garantir a coerência estratégica e evitar conflitos de interesses.

Regras Gerais de Utilização das Instalações

4.1. Zonas de Utilização
A utilização das instalações da Porto Business School está sujeita a autorização prévia, devendo ser respeitadas as normas internas quanto ao uso de salas, equipamentos e espaços comuns.

4.2. Decoro e Comportamento
Os participantes nos eventos devem manter um comportamento adequado, respeitando o ambiente académico e profissional da Escola.

4.3. Responsabilidade pelos Equipamentos
Os organizadores dos eventos são responsáveis pela integridade dos equipamentos utilizados, devendo reportar imediatamente qualquer dano ou avaria ao departamento responsável.

Protocolo de Comunicação

5.1. Canal Oficial
Toda a comunicação referente à organização e planeamento de eventos deve ser realizada através dos canais oficiais da Porto Business School, garantindo a devida documentação e acompanhamento.

Este regulamento assegura o alinhamento institucional, protege os interesses da Porto Business School e mantém o padrão de excelência na realização de eventos.

Aqui está um quadro que diferencia as ações a tomar em eventos de alto nível (High Level) e baixo nível (Small Level), com ou sem convidados VIP:

Critério	High Level com VIP	High Level sem VIP	Small Level com VIP	Small Level sem VIP
Planeamento Antecipado	Mínimo de 8 semanas antes do evento	Mínimo de 6 semanas antes do evento	Mínimo de 6 semanas antes do evento	Mínimo de 4 semanas antes do evento
Divulgação do Alinhamento	Envio detalhado do programa e oradores ao board	Envio detalhado do programa ao board	Envio simplificado do programa ao board	Envio simplificado ao gestor de eventos
Protocolo VIP	Acompanhamento personalizado, logística especial	Não se aplica	Acompanhamento personalizado, apoio logístico menor	Não se aplica
Aprovação pelo Board	Obrigatória	Obrigatória	Necessária para oradores externos	Não obrigatória
Divulgação Pública	Coordenação com a equipa de comunicação	Coordenação com a equipa de comunicação	Divulgação limitada, conforme orientações	Divulgação discreta
Gestão de Conflitos de Interesse	Revisão rigorosa dos oradores e temas	Revisão rigorosa dos oradores e temas	Revisão necessária para oradores externos	Não se aplica
Presença de Staff de Suporte	Equipa completa: Protocolo, segurança e técnicos AV	Equipa completa: Protocolo e técnicos AV	Equipa reduzida: Protocolo e suporte básico	Equipa mínima, conforme necessário
Equipamentos e Logística	Audiovisual completo, catering premium	Audiovisual completo, catering adequado	Audiovisual simplificado, catering ajustado	Equipamento básico, catering leve
Gestão de Convidados	Lista de presenças controlada, com apoio à receção	Lista de presenças controlada	Lista simplificada, receção personalizada	Lista simplificada ou informal
Comunicação Pós-Evento	Relatório detalhado ao board e comunicação externa	Relatório interno ao board	Relatório interno simples	Relatório opcional

Explicação das Categorias:

High Level com VIP: Eventos de alta relevância que envolvem figuras proeminentes. Exigem atenção máxima ao protocolo e ao detalhe.
High Level sem VIP: Eventos relevantes, mas sem a presença de personalidades VIP. Enfatiza logística e qualidade na execução.
Small Level com VIP: Eventos menores, mas com presença de VIP. Atenção ao protocolo com menor logística.
Small Level sem VIP: Eventos simples, de caráter interno ou casual, com menor complexidade logística.

Este quadro permite adaptar ações conforme o tipo de evento e presença de VIPs, garantindo eficiência e alinhamento ao protocolo da Porto Business School.